Kirjanpitäjän tai tilitoimiston voi vaihtaa myös kesken tilikauden. Tärkeintä on tarkistaa nykyisen sopimuksen irtisanomisaika, sopia selkeä siirtopäivä, varmistaa kirjanpitoaineiston luovutus ja säilytys sekä hoitaa Suomi.fi-valtuudet uudelle kumppanille. Kirjanpitoaineiston säilyttäminen on yrityksen johdon vastuulla, vaikka käytännön toteutus olisi ulkoistettu.
Milloin vaihto kannattaa
Vaihto on harvoin kiireellinen, mutta se kannattaa harkita, jos jokin näistä toistuu:
- Kysymyksiin vastataan hitaasti, tai et tiedä, kuka kirjanpitoasi hoitaa.
- Luvut valmistuvat niin myöhään, ettei niitä voi käyttää johtamisessa.
- Saat raportit, mutta kukaan ei kerro, mitä ne tarkoittavat.
- Yritys kasvaa, ja tarvitset ennusteita, raportointia tai tukea, jota nykyinen palvelu ei sisällä.
- Hinnoittelu on epäselvä, ja lisälaskuja tulee ennalta sopimattomista töistä.
Tarkista ennen vaihtoa
- Irtisanomisaika. Katso nykyisestä sopimuksesta irtisanomisaika ja se, miten irtisanominen tehdään.
- Aineiston luovutus. Tarkista, mitä sopimus sanoo aineiston luovuttamisesta ja mahdollisista luovutuksen kuluista.
- Ohjelmistot ja tunnukset. Selvitä, kenen nimissä kirjanpito-ohjelmisto, verkkolaskutus ja muut palvelut ovat ja kuka niistä maksaa.
- Avoimet tehtävät. Listaa keskeneräiset ilmoitukset, ALV-kaudet, palkkajaksot ja tilinpäätöstyöt.
Vaihto seitsemässä vaiheessa
- Valitse uusi kumppani ja sovi palvelun sisältö. Pyydä kirjallinen tarjous, josta näkyy, mitä hintaan sisältyy.
- Sovi siirtopäivä. Selkein siirtokohta on kuukauden tai ALV-kauden vaihde. Tilikauden vaihde on helpoin, mutta vaihto onnistuu myös kesken tilikauden.
- Irtisano nykyinen sopimus. Tee irtisanominen kirjallisesti ja kerro, kenelle aineisto luovutetaan.
- Sovi vastuunjako siirtokaudelle. Kirjaa ylös, kuka tekee viimeisen ALV-ilmoituksen, palkkajakson ja kuukauden kirjaukset ennen siirtopäivää.
- Siirrä aineisto. Uusi kumppani tarkistaa, että avaavat saldot täsmäävät edelliseen tilinpäätökseen ja siirtopäivän tilanteeseen.
- Päivitä valtuudet ja palvelut. Uusi kumppani pyytää Suomi.fi-valtuudet, ja vanhat valtuudet poistetaan.
- Käy ensimmäinen kuukausi läpi yhdessä. Sovi tositteiden kulku, aikataulut ja raportointi, ja tarkista ensimmäisen kuukauden luvut.
Mitä aineistoa siirretään
- Viimeisimmät tilinpäätökset ja tase-erittelyt
- Pää- ja päiväkirja kuluvalta tilikaudelta sekä tililuettelo
- Myynti- ja ostoreskontra sekä avoimet laskut
- Palkanlaskennan tiedot, kuten työntekijöiden perustiedot ja kuluvan vuoden palkkakertymät
- Käyttöomaisuuskirjanpito ja poistosuunnitelma
- Verotili, ALV-ilmoitukset ja muut annetut ilmoitukset
- Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista sekä tieto siitä, missä aiempien vuosien aineisto säilytetään
Kirjanpitoaineiston säilytysajat
Kirjanpitolaki määrää vähimmäissäilytysajat. Taloushallintoliiton mukaan tilinpäätös, kirjaukset, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Arkistoinnin järjestäminen on yrityksen johdon vastuulla, vaikka käytännön toteutus olisi tilitoimistolla. Jos aineisto on vanhan kumppanin ohjelmistossa, varmista ennen vaihtoa, että pääset siihen koko säilytysajan, tai että aineisto ajetaan tiedostoiksi.
Valtuudet ja palvelut
Verohallinnon mukaan tilitoimisto tarvitsee asiakkaaltaan Suomi.fi-valtuudet veroasioiden hoitamiseen. Uusi kumppani voi lähettää valtuuspyynnön, jonka yrityksen edustaja hyväksyy Suomi.fi-palvelussa. Valtuuden antaja valitsee valtuuksien sisällön ja voimassaoloajan.
Tarkista vaihdon yhteydessä myös muut palvelut, joihin edellisellä kumppanilla on ollut pääsy, kuten tulorekisteri, verkkolaskutus, pankkiyhteydet ja kirjanpito-ohjelmisto.
Mitä kysyä uudelta kumppanilta
- Mitä kuukausihintaan sisältyy, ja mistä peritään erikseen?
- Kuka on nimetty yhteyshenkilöni, ja kuinka nopeasti viesteihin vastataan?
- Milloin kuukauden luvut ovat käytettävissä, ja saanko niistä selityksen?
- Mitä ohjelmistoa käytetään, ja miten tositteet toimitetaan?
- Voinko laajentaa palvelua myöhemmin raportointiin, ennusteisiin tai talousjohtamiseen?
Usein kysyttyä
Kyllä. Selkein siirtokohta on kuukauden tai ALV-kauden vaihde. Tärkeintä on sopia, kuka hoitaa viimeiset ilmoitukset ennen siirtopäivää, ja tarkistaa, että avaavat saldot täsmäävät.
Yrityksen johto, vaikka käytännön toteutus olisi ulkoistettu. Tilinpäätös ja kirjaukset säilytetään vähintään 10 vuotta ja tositteet vähintään kuusi vuotta.
Se riippuu nykyisen sopimuksen ehdoista ja uuden kumppanin hinnoittelusta. Tarkista nykyisestä sopimuksesta mahdolliset aineiston luovutuksen kulut ja kysy uudelta kumppanilta, sisältyykö aloitus kuukausihintaan.
- Taloushallintoliitto: Miten ja kuinka pitkään kirjanpitoaineistoa tulee arkistoida
- Kirjanpitolaki 1336/1997 (Finlex)
- Verohallinto: Verohallinnon palvelut tilitoimistoille
- Verohallinto: Valtuuttaminen
Artikkeli on yleistä tietoa eikä korvaa yrityskohtaista neuvontaa. Tarkista sopimusehdot aina omasta sopimuksestasi.
