Tulos kirjataan, kun myynti ja kulut syntyvät. Kassa muuttuu vasta, kun raha liikkuu. Kasvava yritys sitoo rahaa myyntisaamisiin, varastoon ja keskeneräiseen työhön, ja lisäksi investoinnit, lainojen lyhennykset ja verot maksetaan eri aikaan kuin ne näkyvät tuloksessa. Siksi kannattavakin yritys voi ajautua kassapulaan. Kiristyminen näkyy ajoissa viikkotason kassaennusteesta ja myyntisaamisten seurannasta.
Tulos ja kassa mittaavat eri asioita
Tuloslaskelma kertoo, onko liiketoiminta kannattavaa. Myynti kirjataan, kun lasku lähtee, ja kulut, kun ne syntyvät. Kassavirta kertoo, paljonko rahaa tilillä oikeasti on. Raha tulee vasta, kun asiakas maksaa, ja lähtee, kun lasku tai palkka maksetaan.
Ero näiden kahden välillä on usein suurin juuri silloin, kun yrityksellä menee hyvin. Kasvu tarkoittaa enemmän laskuja maksamatta asiakkailla, enemmän ostoja ennen myyntiä ja usein myös rekrytointeja ja investointeja, jotka maksetaan ennen kuin ne tuottavat.
| Erä | Tuloksessa | Kassassa |
|---|---|---|
| Myynti | Kun lasku lähtee | Kun asiakas maksaa |
| Investointi | Poistoina usean vuoden aikana | Kerralla, kun kone tai laite maksetaan |
| Lainan lyhennys | Ei näy kuluna | Vähentää kassaa |
| Arvonlisävero | Ei ole tuloa eikä kulua | Kulkee kassan kautta ja maksetaan eräpäivänä |
| Varasto ja keskeneräinen työ | Kulu vasta, kun myydään | Raha on sidottu jo ostohetkellä |
Viisi yleisintä syytä kassapulaan
- Myyntisaamiset kasvavat kasvun mukana. Kun myynti kasvaa, asiakkailla on samaan aikaan enemmän maksamattomia laskuja. Saman maksuajan kanssa rahaa on sidottuna enemmän kuin ennen.
- Laskutus viivästyy. Jos projektit laskutetaan vasta viikkoja työn jälkeen, maksuaika alkaa vasta laskusta. Asiakkaan maksuaika ja oma laskutusviive lasketaan yhteen.
- Varasto tai keskeneräinen työ sitoo rahaa. Materiaalit ja alihankinta maksetaan ennen kuin asiakas maksaa valmiista työstä.
- Investoinnit ja lainojen lyhennykset. Ne pienentävät kassaa kerralla, vaikka tuloksessa näkyvät vain poistot ja korot.
- Isot maksut osuvat samalle viikolle. Palkat, työnantajamaksut, arvonlisävero ja ennakkoverot voivat erääntyä lähes samaan aikaan. Kuukauden kassa voi riittää, vaikka yksi viikko ei riitä.
Laskuesimerkki: paljonko kasvu sitoo rahaa
Myyntisaamisiin sitoutuneen rahan voi arvioida yksinkertaisella kaavalla: liikevaihto / 365 × myyntisaamisten kiertoaika päivinä. Kiertoaika tarkoittaa, kuinka monessa päivässä asiakkaat keskimäärin maksavat laskunsa.
Yrityksen liikevaihto kasvaa 3,0 miljoonasta 3,6 miljoonaan euroon, ja asiakkaat maksavat keskimäärin 45 päivässä.
Ennen kasvua: 3 000 000 / 365 × 45 ≈ 370 000 euroa myyntisaamisissa. Kasvun jälkeen: 3 600 000 / 365 × 45 ≈ 444 000 euroa. Kasvu sitoo siis noin 74 000 euroa lisää, vaikka mikään ei olisi muuttunut huonompaan.
Jos kiertoaika samalla venyy 55 päivään, saamisia on noin 542 000 euroa. Ero lähtötilanteeseen on noin 173 000 euroa. Jokainen lisäpäivä maksuajassa sitoo tällä liikevaihdolla noin 9 900 euroa.
Laskelma selittää, miksi yritys voi tehdä hyvää tulosta ja silti ihmetellä, mihin raha katosi. Raha ei kadonnut, vaan se on asiakkaiden maksamattomissa laskuissa.
Näin huomaat kassapulan ajoissa
Kuukausitason tuloslaskelma ei näytä, millä viikolla kassa on tiukimmillaan. Siihen tarvitaan viikkotason ennuste.
- 13 viikon kassavirtaennuste. Tulot ja menot kirjataan sille viikolle, jolloin raha arviolta liikkuu. Ennuste kattaa noin kolme kuukautta, joten kiristyminen näkyy ajoissa, kun vaihtoehtoja vielä on.
- Kassapuskuri. Määritä summa, jonka alle kassa ei saisi laskea. Ennusteesta näet heti, millä viikoilla puskuri alittuu.
- Myyntisaamisten kiertoaika ja ikäjakauma. Seuraa, kuinka nopeasti asiakkaat maksavat ja kuinka paljon laskuista on erääntynyt.
- Viikoittainen päivitys. Vaihda toteutuneet luvut ennusteeseen ja vertaa niitä arvioon. Näin ennuste tarkentuu joka viikko.
Voit aloittaa valmiilla pohjalla: lataa ilmainen 13 viikon kassavirtaennuste Excelinä. Pohjassa on kaavat, ohje ja esimerkki.
Keinot, kun kassa kiristyy
- Laskuta heti. Lyhennä aikaa työn valmistumisesta laskuun. Projekteissa ennakko- tai osalaskutus tasaa kassaa.
- Tarkista maksuehdot. Uusiin sopimuksiin voi sopia lyhyemmän maksuajan. Pitkä maksuaika on asiakkaalle rahoitusta, ja sen voi huomioida hinnassa.
- Seuraa erääntyneitä laskuja viikoittain. Muistutus muutama päivä eräpäivän jälkeen toimii paremmin kuin perintä kuukausien päästä.
- Ajoita ostot ja investoinnit. Siirrä ei-kiireelliset hankinnat viikoille, joilla kassaa on enemmän, tai sovi maksuaikataulu.
- Neuvottele rahoitus ennen kuin sitä tarvitaan. Rahoittaja suhtautuu eri tavalla ennusteeseen, joka näyttää tarpeen kolmen kuukauden päähän, kuin kiireelliseen pyyntöön.
Kassapula ei yleensä tule yllätyksenä. Se näkyy luvuissa viikkoja etukäteen, jos niitä katsotaan viikkotasolla.
Usein kysyttyä
Tulos kertoo, onko liiketoiminta kannattavaa, ja se kirjataan, kun myynti ja kulut syntyvät. Kassavirta kertoo, paljonko rahaa tulee tilille ja lähtee sieltä. Ero syntyy esimerkiksi myyntisaamisista, investoinneista, lainojen lyhennyksistä ja arvonlisäverosta.
Kiertoaika päivinä on myyntisaamiset jaettuna liikevaihdolla ja kerrottuna 365:llä. Jos liikevaihto on 3 miljoonaa euroa ja myyntisaamisia on 370 000 euroa, kiertoaika on noin 45 päivää.
Viikoittain. Viikkotason ennuste näyttää, millä viikolla kassa on tiukimmillaan, ja säännöllinen päivitys pitää ennusteen luotettavana.
Usein ei. Palkat, verot ja arvonlisävero voivat erääntyä samalla viikolla, jolloin kuukauden kassa riittää, mutta yksittäinen viikko ei.
Artikkeli on yleistä tietoa eikä korvaa yrityskohtaista neuvontaa. Esimerkit ovat havainnollistavia, eivät todellisen asiakkaan lukuja.
